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Die Aufgaben des Notars im Gesellschaftsrecht

Die Aufgaben des Notars im Gesellschaftsrecht

Wer mit Gesellschaftsrecht zu tun hat – ob als Unternehmer, Geschäftsführer oder Wirtschaftsjurist – benötigt laufend Notare. Wann genau, ist aber nicht gerade intuitiv zu erfassen: Manch schwerwiegendes Rechtsgeschäft ist formfrei, manch Lappalie benötigt einen Notariatsakt. Ein kleiner Überblick mit besonderem Blick auf die GmbH:

1.         Arten von Formvorschriften: Was kann ein Notar tun?

Es gibt drei Arten von notariellen „Behandlungsweisen“ für ein Dokument:

a.         Die Beglaubigung
Das ist die einfachste Form: Mit der Beglaubigung bestätigt der Notar (nur), dass der Unterschreibende wirklich derjenige ist, als der er sich ausgibt (Vergleich mit Lichtbildausweis oder persönliche Bekanntschaft). Die Richtigkeit des Inhalts des Dokuments prüft der Notar nicht. Notwendig zB für: Die meisten Firmenbuchanmeldungen, Musterzeichnungen von GmbH-Geschäftsführern etc. (siehe unten)

Dokumente, die für das Ausland vorgesehen sind, müssen oft nach der Beglaubigung durch den Notar noch überbeglaubigt (oder mit Apostille versehen) werden – das organisiert in aller Regel der Notar.
Ausländische Notare können Dokumente für die Verwendung in Österreich beglaubigen (plus eine Überbeglaubigung/Apostille einholen, falls notwendig).

b.         Der Notariatsakt
Die „strenge“ Form: Einen Notariatsakt muss der Notar vorlesen und inhaltlich prüfen. Das kann manchmal langwierig sein. Der Notariatsakt kann zur Gänze vom Notar gemacht worden sein oder aber „gemantelt“: Das bedeutet, die Urkunde wird vom Anwalt gemacht und vom Notar zu einem Notariatsakt „erhoben“ (abermals nach Verlesung).

Notwendig zB für: Übertragung von GmbH-Anteilen, Gründung einer GmbH.
Ausländische Notare können in aller Regel keine Notariatsakte nach österreichischem Recht herstellen.

c.         Die notarielle Protokollierung
Eine eher seltene Sonderform, mit welcher der Notar den Verlauf einer Generalversammlung einer GmbH, bei der der Gesellschaftsvertrag geändert wird, bestätigt. Die notarielle Protokollierung kommt etwa bei Umgründungen häufig zum Einsatz. Für normale Generalversammlungen einer GmbH ist kein Notar notwendig.

2.         Welche gesellschaftsrechtlichen Dokumente benötigen welche Form?

a.         Firmenbuchanträge
Grundsätzlich muss jeder Firmenbuchantrag notariell beglaubigt sein (§ 11 UGB). Unterschreiben müssen – je nach Rechtsgeschäft – alle Geschäftsführer oder Geschäftsführer in vertretungsbefugter Anzahl. Von der Beglaubigungspflicht gibt es einige Ausnahmen. Nicht beglaubigt werden müssen Firmenbuchanmeldungen über:

  • Änderung der Geschäftsanschrift (nicht des Sitzes, dafür ist sogar eine notarielle Protokollierung erforderlich)
  • Änderung des Geschäftszweigs
  • Änderungen bei Aufsichtsratsmitgliedern
  • Änderungen bei Gesellschaftern
  • eine Börsennotierung
  • die Internetpräsenz

Nicht beglaubigt werden müssen außerdem bloße Übermittlungen an das Firmenbuchgericht, mit denen keine Änderung im Registerstand verbunden sind. Zum Beispiel die alljährliche Einreichung des Jahresabschlusses einer GmbH.

b.         Beschlüsse der Gesellschafter
Verschiedene Beschlüsse der Gesellschafterversammlung bedürfen ebenfalls der notariellen Mitwirkung. So etwa zum Beispiel

  •  ein Beschluss über die Bestellung von Geschäftsführern (§ 17 GmbHG, Beglaubigung)
  •  alle Beschlüsse, mit denen der Gesellschaftsvertrag geändert wird, auch bei Kapitalerhöhungen, Sitzverlegungen, Umgründungen, etc. (Protokollierung).

c.         Sonstiges
Hierher gehören zum Beispiel

  • Musterzeichnungen von neu bestellten Geschäftsführern, die beglaubigt zu unterfertigen sind.
  • Verträge bei Umgründungsvorgängen
  • Übernahmeerklärungen bei Kapitalerhöhungen (Notariatsakt)

Und das Wichtigste zum Schluss: Sämtliche Übertragungen von GmbH-Geschäftsanteilen sind notariatsaktspflichtig: Das betrifft nicht nur „normale“ Kaufverträge, sondern etwa auch Put- und Calloptionen oder Treuhandvereinbarungen. Das Risiko besteht darin, dass nicht als Notariatsakt abgeschlossene Übertragungen absolut nichtig sind. Das kann zu schmerzhaften Überraschungen führen – im Zweifel lieber einmal zu oft einen Notar dabei haben, als einmal zu selten.

 

Markus Moser

Markus Moser

11 Kommentare

  1. Avatar

    Ein toller Umriss der Aufgaben vom Notar, danke! Wir möchten eine offene Handelsgesellschaft gründen. Unsere Schutzrechte möchten wir geltend machen lassen, sowie auch Genehmigungen in Ordnung bringen. Vielleicht sollen auch einige Versicherungen auch vorhanden sein. Ein fachlicher Rat würde uns eine große Hilfe leisten, danke!

  2. Avatar

    Wir haben ebenfalls die Erfahrung gemacht, dass manche Lappalien eine notarielle Bestätigung brauchen, während schwerwiegendere Geschäftsvorfälle formlos vonstattengehen. Wir haben uns einen Anwalt für Gesellschaftsrecht genommen, der uns in der Gründungsphase und im ersten Jahr beraten hat. Falsch manchen sollte man nichts, da die eingeschränkte Haftung nicht gänzlich bedingungslos ist.

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    Danke für diese Informationen zum Gesellschaftsrecht. Mein Bruder und ich möchten eine Gesellschaft gründen. Wir waren uns nicht sicher, welche Dokumente wir genau benötigen.

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    Das ist gut zu wissen, dass man einen Notariatsakt für die Gründung einer GmbH braucht. Mein Cousin versucht eine GmbH zu gründen und sucht nach Information. Ich werde diesen Beitrag deswegen mit ihm teilen, sodass er sich besser informieren kann.

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    Danke für die schöne Anleitung. Es ist wichtig zu wissen, was meine Aufgaben sind im Gegensatz mit dem Notar. Wenn Ich ein Notar benötige, werde ich diesen Beitrag aufschlagen.

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    Ich finde, dass das Notariat nicht nur für die Beglaubigung sämtlichen Dokumenten hilfreich sein kann, sondern auch für die Beratung bei der Existenzgründung. Das Gesellschaftsrecht ist manchmal kompliziert und man kann am Anfang eine professionelle Hilfe gut gebrauchen. Viele Notare bieten auch eine Unternehmensberatung an.

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    Mein Freund ist Inhaber einer Firma und will seinen Anteil der GmbH und seinen Sohn übertragen. Ich wusste nicht das so eine Aktion durch ein Notariats Akt abgeriegelt werden muss und das auch ein Anwalt den Akt schreiben kann aber der Notar trotzdem das letzte Wort hat. Ich werde ihm Bescheid geben damit das alles richtig über die Bühne läuft.

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    Vielen Dank für die Informationen darüber, was ein Notar tut. Meine Mutter ist in eine rechtliche Situation geraten. Ich denke, ein Notar würde ihr bei der Lösung ihrer Situation helfen.

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    Vielen Dank für den aufschlussreichen Artikel zum Thema notariat. So wie bei vielen Rechtsfragen ist es auch hier ratsam sich an einen Fachmann zu wenden. Dieser kann dann Fragen beantworten und beraten.

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    Die Informationen, die Sie hier zum Thema Notar mitteilen, sind sehr übersichtlich. Jetzt sollte ich eine bessere Entscheidung treffen können. Meiner Meinung nach sollte man dies immer auf eine gut informierte Weise tun.

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    Wir möchten eine Firmenbuchanmeldung durchführen. Natürlich möchten wir dabei alles richtig machen und beschäftigen uns daher mit dem Thema. Gut zu wissen, dass das auch durch einen Notar Beglaubigt werden muss.

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