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Die Aufgaben des Notars im Gesellschaftsrecht

Wer mit Gesellschaftsrecht zu tun hat – ob als Unternehmer, Geschäftsführer oder Wirtschaftsjurist – benötigt laufend Notare. Wann genau, ist aber nicht gerade intuitiv zu erfassen: Manch schwerwiegendes Rechtsgeschäft ist formfrei, manch Lappalie benötigt einen Notariatsakt. Ein kleiner Überblick mit besonderem Blick auf die GmbH:

1.         Arten von Formvorschriften: Was kann ein Notar tun?

Es gibt drei Arten von notariellen „Behandlungsweisen“ für ein Dokument:

a.         Die Beglaubigung
Das ist die einfachste Form: Mit der Beglaubigung bestätigt der Notar (nur), dass der Unterschreibende wirklich derjenige ist, als der er sich ausgibt (Vergleich mit Lichtbildausweis oder persönliche Bekanntschaft). Die Richtigkeit des Inhalts des Dokuments prüft der Notar nicht. Notwendig zB für: Die meisten Firmenbuchanmeldungen, Musterzeichnungen von GmbH-Geschäftsführern etc. (siehe unten)

Dokumente, die für das Ausland vorgesehen sind, müssen oft nach der Beglaubigung durch den Notar noch überbeglaubigt (oder mit Apostille versehen) werden – das organisiert in aller Regel der Notar.
Ausländische Notare können Dokumente für die Verwendung in Österreich beglaubigen (plus eine Überbeglaubigung/Apostille einholen, falls notwendig).

b.         Der Notariatsakt
Die „strenge“ Form: Einen Notariatsakt muss der Notar vorlesen und inhaltlich prüfen. Das kann manchmal langwierig sein. Der Notariatsakt kann zur Gänze vom Notar gemacht worden sein oder aber „gemantelt“: Das bedeutet, die Urkunde wird vom Anwalt gemacht und vom Notar zu einem Notariatsakt „erhoben“ (abermals nach Verlesung).

Notwendig zB für: Übertragung von GmbH-Anteilen, Gründung einer GmbH.
Ausländische Notare können in aller Regel keine Notariatsakte nach österreichischem Recht herstellen.

c.         Die notarielle Protokollierung
Eine eher seltene Sonderform, mit welcher der Notar den Verlauf einer Generalversammlung einer GmbH, bei der der Gesellschaftsvertrag geändert wird, bestätigt. Die notarielle Protokollierung kommt etwa bei Umgründungen häufig zum Einsatz. Für normale Generalversammlungen einer GmbH ist kein Notar notwendig.

2.         Welche gesellschaftsrechtlichen Dokumente benötigen welche Form?

a.         Firmenbuchanträge
Grundsätzlich muss jeder Firmenbuchantrag notariell beglaubigt sein (§ 11 UGB). Unterschreiben müssen – je nach Rechtsgeschäft – alle Geschäftsführer oder Geschäftsführer in vertretungsbefugter Anzahl. Von der Beglaubigungspflicht gibt es einige Ausnahmen. Nicht beglaubigt werden müssen Firmenbuchanmeldungen über:

Nicht beglaubigt werden müssen außerdem bloße Übermittlungen an das Firmenbuchgericht, mit denen keine Änderung im Registerstand verbunden sind. Zum Beispiel die alljährliche Einreichung des Jahresabschlusses einer GmbH.

b.         Beschlüsse der Gesellschafter
Verschiedene Beschlüsse der Gesellschafterversammlung bedürfen ebenfalls der notariellen Mitwirkung. So etwa zum Beispiel

c.         Sonstiges
Hierher gehören zum Beispiel

Und das Wichtigste zum Schluss: Sämtliche Übertragungen von GmbH-Geschäftsanteilen sind notariatsaktspflichtig: Das betrifft nicht nur „normale“ Kaufverträge, sondern etwa auch Put- und Calloptionen oder Treuhandvereinbarungen. Das Risiko besteht darin, dass nicht als Notariatsakt abgeschlossene Übertragungen absolut nichtig sind. Das kann zu schmerzhaften Überraschungen führen – im Zweifel lieber einmal zu oft einen Notar dabei haben, als einmal zu selten.